Un « petit » projet est à conduire comme un grand !

Dans les entreprises, les idées foisonnent, et certaines se transforment en projets. Projet : « ce qu'on a l'intention de faire et estimation des moyens nécessaires à la réalisation » d’après le dictionnaire. Si les projets jugés d’importance se voient dotés de moyens conséquents à leur aboutissement, les projets « plus petits » considérés comme simples et faciles à réaliser, ne bénéficient pas toujours du même traitement.
Et c’est une erreur ! Car ils portent fréquemment des gains significatifs pour une modeste énergie déployée. Ils méritent donc une attention toute particulière. Mais comment faire sans mettre en œuvre une « usine à gaz » ? C’est ce à quoi nous allons essayer de répondre en donnant quelques pistes constituées de règles élémentaires et simples !
 
Mettre un pilote dans l’avion !
 
Pour suivre la bonne idée sans la perdre, pour ne pas diluer les responsabilités, pour assurer une coordination entre tous les acteurs, il convient d’affecter un pilote au projet. Disposant du temps nécessaire à son action, et une position plutôt transverse, il suit le projet de son début à son terme et sera l’interlocuteur unique de la direction et notamment du sponsor, qui est celui qui a tout intérêt à voir le projet se réaliser.  
 
Soigner l’avant-projet
 
Une condition indispensable à la réussite d’un projet réside pour nous dans la qualité de sa phase amont. Il s’agit là de préciser l’idée, de valider son opportunité pour l’entreprise, sa faisabilité, d’estimer ses coûts à grosses mailles et d’évaluer son apport. Il est important également de se pencher sur les impacts et les risques :

  • existe-il une concurrence avec d’autres projets en cours ?
  • une fois le projet réalisé, quelles conséquences sur l’ensemble des services ?
  • et que se passerait-il si le projet ne se réalisait pas ?

En règle générale, la communication autour du projet débute à ce stade, à la fois à titre d’information, mais aussi pour déceler les freins de toutes natures pouvant s’opposer à la réussite du projet. Et bien sûr de les lever.
Cette phase se conclue par une décision de la direction d’y aller… ou pas !
 
Décrire et quantifier selon 3 axes
 
Sans être lancé opérationnellement, le projet démarre. L’objectif global est précisé et les détails sont abordés. Très classiquement, le pilote étudie le projet en suivant 3 axes :

  • la matière : ce qu’il s’agit de réaliser, découpé en phases, étapes, tâches… et idéalement traduit en livrables : résultat obtenu après chaque tranche de travaux. Il faut préciser les acteurs impactés et leur charge de travail affectée pour le projet, compatible bien sûr avec leur activité quotidienne. Pour bien faire, on détaille le niveau de qualité attendu
  • le délai : c’est la planification de la matière sur un calendrier, en tenant compte des durées de réalisation, de la disponibilité des acteurs, des enchainements de tâches…
  • le coût : qui doit englober tous les postes liés au projet : dépenses (achats, prestations, …) et charges.

 
Comme précédemment, et sur la base des éléments fournis par le pilote, la direction décide de donner le feu vert à la réalisation. Mais attention à bien s’assurer de la disponibilité avérée des acteurs internes sur la durée du projet.
 
 
Un peu de gestion de projet…
 
C’est maintenant bien parti ! Un minimum de gestion de projet s’impose. Le pilote du projet s’équipe de quelques outils permettant le suivi : enregistrement des charges consommées, des coûts, indication de l’état d’avancement des tâches... Avec ces outils, le pilote est en mesure à chaque instant de décrire la situation précise du projet sur chacun des axes définis. Si le marché propose des logiciels sophistiqués, un « petit » projet peut être aisément suivi avec un fichier bien pensé, construit avec un tableur par exemple. Avec en sortie, un tableau de bord graphique qui évitera bien des discours.
 
… et de gouvernance
 
Le circuit de reporting et de décisions est à préciser. Le pilote de projet fait remonter régulièrement toutes les informations relatives au projet, dont les difficultés. Il doit alors pouvoir compter sur des arbitrages ou des prises de décisions. En général, un comité de pilotage, dont la composition est intimement liée à la nature du projet, se charge de ces aspects. Ce comité a autorité pour privilégier un des axes du projet en cas de dérive, pour remobiliser les acteurs ou pour soutenir le pilote.
Retenez que comme il s’agit de la cause principale de nombreux échecs de « petits » projets, il faut absolument éviter que le pilote soit livré à lui-même.
 
Et toujours de la communication
 
Pour optimiser la réussite du projet, la communication est régulière et fait preuve d’une grande transparence. Cela permet de conserver la mobilisation des acteurs, de montrer les travaux accomplis. Il peut s’agir d’un mail envoyé à rythme constant, d’un affichage sur un panneau adéquat ou d’un article dans le journal interne.
La fin des travaux est l’occasion de clôturer le projet, de communiquer sur sa mise en œuvre et les impacts sur le quotidien des collaborateurs. Et aussi sur les changements induits et les dispositions prises pour éviter tout rejet. Mais c’est surtout l’opportunité de se féliciter de la fin du projet, de le célèbrer et de remercier tous les acteurs ayant œuvrés à sa réussite.
 
En conclusion
 
Je ne résiste pas à partager cette citation attribuée à Albert Einstein : « Si j'avais une heure pour résoudre un problème dont ma vie dépende, je passerais 40 minutes à l'analyser, 15 minutes pour en faire la revue critique et 5 minutes pour le résoudre ». Remplacez problème par projet, prenez l’échelle de temps qui convient, mais appliquez bien le ratio proposé pour chacune des phases.

Bons projets !